Pada Sesi Ketujuh ini kita akan membahas tentang Teori dan Fungsi Pengawasan. Pada BMP Pengantar Ilmu Administrasi PAJA 3210, materi ini merupakan pokok bahasan Modul 10.
Setelah mengikuti Sesi 7 ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan tentang Teori dan Fungsi Pengawasan, mulai dari pengertian, jenis, prinsip, hingga prosesnya.
Selamat dan semangat belajar dalam menjawab pertanyaan dalam forum diskusi, serta mengerjakan Tugas 3!
Catatan: Ini adalah rangkuman materi Sesi 7 & Tugas 3.
Untuk melihat daftar lengkap semua rangkuman modul (Sesi 1-8) dari mata kuliah ini dan mata kuliah lainnya, silakan kunjungi Halaman Indeks Utama.
Rangkuman Materi Sesi 7: Teori dan Fungsi Pengawasan
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Menurut Sondang Siagian, pengawasan adalah proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Secara umum, pengawasan bertujuan untuk mengukur dan menilai tingkat efektivitas kerja personel serta efisiensi penggunaan sarana kerja dalam mencapai tujuan organisasi.
B. Tujuan Pengawasan
Pengawasan dilakukan bukan untuk mencari kesalahan semata, melainkan untuk:
Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, pemborosan, dan hambatan.
Mencegah terulangnya kembali kesalahan di masa depan.
Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, dan akuntabilitas organisasi.
Meningkatkan kelancaran operasi dan kinerja organisasi.
C. Jenis-Jenis Pengawasan
Pengawasan dapat dikategorikan berdasarkan berbagai aspek:
Berdasarkan Sifat:
Pengawasan Preventif: Dilakukan sebelum kegiatan dimulai untuk mencegah terjadinya penyimpangan.
Pengawasan Represif: Dilakukan setelah kegiatan terjadi untuk memperbaiki penyimpangan.
Berdasarkan Metode: Pengawasan Langsung dan Tidak Langsung.
Berdasarkan Subjek/Pelaksana: Pengawasan Internal (oleh orang dalam organisasi) dan Eksternal (oleh pihak luar).
D. Proses Pengawasan
Proses pengawasan terdiri dari tiga langkah utama yang berurutan:
Menetapkan Standar (Alat Pengukur): Menentukan kriteria baik dalam bentuk fisik, uang, maupun non-fisik (intangible) sebagai tolak ukur keberhasilan.
Melakukan Penilaian (Evaluasi): Membandingkan hasil pelaksanaan nyata dengan standar yang telah ditetapkan.
Mengadakan Tindakan Perbaikan (Corrective Action): Jika terjadi penyimpangan, dilakukan tindakan koreksi agar kembali sesuai rencana.
Diskusi Sesi 7
Sebagai bahan diskusi, coba Anda jelaskan:
Pentingnya pengawasan!
Perbedaan antara pengawasan dengan pengendalian!
1. Pentingnya Pengawasan
Mengacu pada pendapat Anderson, pengawasan sangat penting karena beberapa alasan utama:
Menyediakan Jaminan (Assurance): Pengawasan memberikan kepastian kepada pimpinan bahwa organisasi yang dipimpinnya berjalan sesuai arah dan tujuan yang diinginkan.
Membangun Kepercayaan (Trust): Adanya pengawasan memberikan kepercayaan kepada pihak luar (stakeholder) bahwa organisasi dikelola dengan baik dan lancar.
Sarana Pembinaan: Pengawasan memungkinkan pimpinan untuk membimbing bawahannya jika terjadi kesalahan, sehingga menjadi proses pembelajaran.
2. Perbedaan Pengawasan dan Pengendalian
Meskipun sering dianggap sama, keduanya memiliki perbedaan mendasar dalam konsepsi dan aplikasinya:
Pengawasan (Monitoring/Supervising): Lebih menekankan pada aspek pengamatan dan pengukuran. Tujuannya adalah untuk memonitor apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pengawasan bersifat mengumpulkan data/fakta kinerja.
Pengendalian (Controlling): Lebih menekankan pada aspek tindakan koreksi (turun tangan). Pengendalian adalah tindak lanjut setelah pengawasan menemukan adanya penyimpangan, untuk meluruskan kembali kegiatan agar tujuan tercapai. Pengendalian adalah mekanisme untuk menjamin dilaksanakannya kebijakan manajemen.
Referensi: Materi Inisiasi 7 PAJA3210 Pengantar Ilmu Administrasi.
Tugas 3: Pengantar Ilmu Administrasi
Soal 1: Jelaskan empat komponen kunci dalam proses komunikasi!
Soal 2: Mengapa koordinasi dalam suatu organisasi penting dan bagaimana cara mewujudkan koodinasi dengan baik? Jelaskan!
Soal 3: Jelaskan cara melakukan fungsi pengawasan yang efektif!
Soal 4: Jelaskan Pengertian reformasi administrasi dan Mengapa reformasi administrasi di negara-negara berkembang harus berpola programatik?
Jawaban Soal 1: Empat Komponen Kunci Komunikasi
Proses komunikasi yang efektif melibatkan empat elemen utama:
Sumber/Pengirim (Source/Sender): Pihak yang memiliki ide atau pesan yang ingin disampaikan. Tugasnya adalah melakukan encoding (mengubah ide menjadi simbol/kata-kata).
Pesan (Message): Informasi, ide, atau gagasan yang dikirimkan oleh sumber kepada penerima.
Saluran (Channel): Media atau perantara yang digunakan untuk menyampaikan pesan (misalnya lisan, tulisan, telepon, email).
Penerima (Receiver): Pihak yang menerima pesan. Tugasnya adalah melakukan decoding (menafsirkan simbol/kata-kata menjadi makna).
(Catatan: Seringkali ditambah elemen ke-5 yaitu Umpan Balik/Feedback untuk memastikan pesan dimengerti).
Jawaban Soal 2: Pentingnya Koordinasi & Cara Mewujudkannya
Mengapa Penting? Koordinasi penting untuk mencegah terjadinya tumpang tindih (overlap) pekerjaan, kekacauan wewenang, dan pemborosan sumber daya. Tanpa koordinasi, setiap departemen akan berjalan sendiri-sendiri (silo mentality) sehingga tujuan besar organisasi sulit tercapai.
Cara Mewujudkan Koordinasi yang Baik:
Komunikasi Terbuka: Menciptakan aliran informasi yang lancar antar bagian.
Rapat Rutin: Mengadakan pertemuan berkala untuk menyamakan persepsi dan progres.
Hierarki yang Jelas: Memastikan rantai komando jelas agar instruksi tidak simpang siur.
Visi Bersama: Menanamkan tujuan organisasi yang sama kepada seluruh anggota agar bergerak ke arah yang sama.
Jawaban Soal 3: Fungsi Pengawasan yang Efektif
Sesuai materi sesi 7, pengawasan yang efektif harus memenuhi syarat-syarat berikut:
Bersifat Fact Finding: Pengawasan harus didasarkan pada penemuan fakta data yang valid, bukan asumsi semata.
Bersifat Preventif: Lebih baik mencegah kesalahan sebelum terjadi daripada memperbaikinya setelah terjadi kerusakan.
Fleksibel: Sistem pengawasan harus bisa menyesuaikan dengan perubahan situasi di lapangan.
Membimbing (Edukatif): Pengawasan bukan untuk mencari kesalahan (mencari kambing hitam), tetapi membimbing pelaksana untuk meningkatkan kemampuannya.
Segera Melaporkan Penyimpangan: Agar tindakan koreksi bisa diambil secepatnya sebelum masalah membesar.
Jawaban Soal 4: Reformasi Administrasi
a. Pengertian Reformasi Administrasi:
Reformasi administrasi adalah upaya sadar dan terencana untuk mengubah struktur, prosedur, dan perilaku birokrasi pemerintah guna meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kualitas pelayanan publik. Ini adalah perubahan mendasar dari pola lama yang lambat/korup menjadi pola baru yang responsif dan akuntabel.
b. Mengapa Harus Berpola Programatik di Negara Berkembang?
Negara berkembang sering menghadapi masalah birokrasi yang kompleks (korupsi, inefisiensi, SDM rendah). Reformasi tidak bisa dilakukan secara acak atau insidental. Pola programatik berarti reformasi harus:
Terencana dengan matang (punya roadmap/peta jalan).
Memiliki tujuan yang jelas dan terukur dalam jangka waktu tertentu.
Dilakukan secara sistematis dan bertahap (tidak drastis yang bisa menimbulkan guncangan politik).
Tanpa pola programatik, upaya reformasi di negara berkembang cenderung gagal atau berhenti di tengah jalan karena resistensi birokrasi yang kuat.
