Sesi 6: Koordinasi dan Komunikasi
Pada Sesi Keenam ini kita akan membahas tentang Koordinasi dan Komunikasi. Pada BMP Pengantar Ilmu Administrasi PAJA 3210, materi ini merupakan pokok bahasan Modul 9. Selain mempelajari materi inisiasi dan materi pada modul, Anda juga diharapkan mempelajari materi terkait pada buku-buku referensi sebagaimana terlampir pada Daftar Pustaka dan sumber lainnya, sehingga pemahaman Anda terhadap materi pada Sesi 6 ini semakin luas dan dalam.
Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti Sesi 6 ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan tentang Koordinasi dan Komunikasi. Adapun materi yang dibahas meliputi:
- Pengertian dan pentingnya koordinasi; dan
- Pengertian dan pentingnya komunikasi.
Selamat belajar dan menjawab atau merespon pertanyaan-pertanyaan dalam forum diskusi!
Salam,
Catatan: Ini adalah rangkuman materi Sesi 6.
Untuk melihat daftar lengkap semua rangkuman modul (Sesi 1-8) dari mata kuliah ini dan mata kuliah lainnya, silakan kunjungi Halaman Indeks Utama.
→ Kunjungi Daftar Isi Lengkap di Sini
Rangkuman Materi Sesi 6: Koordinasi dan Komunikasi
Berikut adalah rangkuman dari materi inisiasi 6 (Modul 9) berdasarkan file presentasi "Materi Sesi 6.pptx":
A. Pengertian Koordinasi
Koordinasi adalah proses menyatukan, mengintegrasikan, dan menyelaraskan sasaran serta kegiatan dari unit-unit (bagian/departemen) yang terpisah dalam sebuah organisasi untuk menjamin kesatuan tindakan demi mencapai tujuan bersama secara efisien.
B. Ciri-Ciri dan Faktor Koordinasi
Ciri-ciri koordinasi menurut Mc Farland (1979) adalah:
- Tanggung jawab koordinasi ada pada pimpinan.
- Merupakan sebuah proses.
- Menjamin adanya kesatuan tindakan (unity of action) dalam usaha kelompok.
- Tujuannya adalah tujuan bersama.
Faktor penentu koordinasi yang efektif adalah:
- Kewenangan dan tanggung jawab yang jelas.
- Pengawasan yang seksama.
- Fasilitas komunikasi yang efektif.
- Kemampuan pimpinan.
C. Jenis-Jenis Koordinasi
Koordinasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis:
1. Berdasarkan Lingkup:
- Koordinasi Intern: Koordinasi antar pegawai, bagian, atau unit di dalam organisasi.
- Koordinasi Ekstern: Koordinasi dengan pihak luar seperti pelanggan, leveransir, dan pemerintah.
2. Berdasarkan Arah Aliran:
- Koordinasi Vertikal: Koordinasi antara atasan (superior) dengan bawahan (subordinat).
- Koordinasi Horizontal: Koordinasi menyamping antar bagian yang setingkat, seperti antara Bagian Produksi dan Bagian Penjualan.
D. Prinsip dan Syarat Koordinasi
Prinsip utama koordinasi adalah adanya kesepakatan mengenai sasaran, kesepakatan mengenai tindakan (jadwal), saling tukar informasi, adanya seorang koordinator, dan saling menghormati wewenang masing-masing.
Syarat-syarat agar koordinasi dapat berjalan baik menurut Tripathi dan Reddy (1994) meliputi: tujuan yang jelas, struktur organisasi yang sederhana, perumusan wewenang yang jelas, kepemimpinan yang efektif, dan yang terpenting, **Komunikasi yang Efektif**.
E. Pengertian dan Bentuk Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses interaksi atau hubungan saling pengertian antar manusia untuk menyampaikan informasi atau pesan. Ini adalah proses yang dinamis dan unik.
Bentuk-bentuk komunikasi dalam organisasi:
1. Berdasarkan Arah:
- Komunikasi Vertikal: Dari atas ke bawah (perintah) atau dari bawah ke atas (laporan).
- Komunikasi Horizontal: Antar rekan kerja atau departemen yang selevel.
- Komunikasi Diagonal: Antar dua pihak yang levelnya berbeda namun tidak memiliki wewenang langsung (misal: manajer keuangan ke supervisor produksi).
2. Berdasarkan Sifat:
- Komunikasi Formal: Terjadi sesuai struktur organisasi (misal: rapat resmi, memo dinas).
- Komunikasi Informal: Terjadi di luar struktur resmi, tidak direncanakan (misal: obrolan saat makan siang).
F. Elemen Pokok Komunikasi
Proses komunikasi memiliki 5 elemen pokok:
1. Komunikator (Communicator): Orang yang memberi informasi.
2. Pesan (Message): Informasi yang disampaikan.
3. Saluran (Channel): Media yang digunakan (lisan, tulisan, email).
4. Penerima (Communicatee): Orang yang menerima informasi.
5. Respons (Feedback): Kegiatan atau umpan balik dari si penerima.
Materi Pengayaan (Rangkuman Video)
Berikut adalah rangkuman dari video pengayaan "PENTINGNYA KOORDINASI DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI":
Video tersebut menjelaskan bahwa koordinasi adalah proses menyatukan dan menyelaraskan berbagai kegiatan dalam organisasi agar tidak terjadi tumpang tindih (overlap), kekacauan, atau konflik antar bagian.
Inti utama dari video tersebut adalah: Koordinasi tidak akan pernah bisa berjalan tanpa Komunikasi.
Komunikasi digambarkan sebagai "pelumas" (lubricant) atau "darah" yang mengalir dalam organisasi. Jika komunikasi macet, maka koordinasi pasti akan gagal. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan untuk memastikan adanya pemahaman yang sama (mutual understanding) antar semua anggota, sehingga kesatuan tindakan untuk mencapai tujuan (inti dari koordinasi) dapat terwujud.
Diskusi Sesi 6
1. Jelaskan pengertian koordinasi dan komunikasi!
2. Jelaskan pentingnya komunikasi dalam koordinasi!Selamat berdiskusi!