Pada Sesi Kelima ini kita akan membahas tentang Fungsi Penggerakan (Actuating). Pada BMP Asas-Asas Manajemen ISIP4111, materi ini merupakan pokok bahasan Modul 6.
Selain mempelajari materi inisiasi dan materi pada modul, Anda juga diharapkan mempelajari materi terkait pada buku-buku referensi lain sehingga pemahaman Anda terhadap materi pada Sesi 5 ini semakin luas dan dalam.
Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti Sesi 5 ini, Anda diharapkan dapat mengidentifikasi dan menganalisis konsep penggerakan dan kepemimpinan, motivasi, dan pengelolaan tim.
Selamat dan semangat belajar dalam menjawab atau merespon pertanyaan-pertanyaan dalam forum diskusi, serta mengerjakan Tugas 2!
Salam, Tutor.
Catatan: Ini adalah rangkuman materi Sesi 5.
Untuk melihat daftar lengkap semua rangkuman modul (Sesi 1-8) dari mata kuliah ini dan mata kuliah lainnya, silakan kunjungi Halaman Indeks Utama.
Rangkuman Materi Sesi 5: Fungsi Penggerakan (Actuating)
Berikut adalah rangkuman gabungan dari materi inisiasi 5 (Modul 6) berdasarkan file "Materi Sesi 5a.pptx" dan "Materi Sesi 5b.docx":
A. Pengertian Penggerakan (Actuating)
Fungsi Penggerakan (Actuating) adalah salah satu fungsi pokok manajemen yang dijalankan setelah perencanaan dan pengorganisasian. Ini adalah usaha manajer untuk menjadikan keseluruhan anggota kelompok ikut bertekad dan berupaya dalam rangka mewujudkan tujuan kelompok.
Fungsi ini sering juga disebut Directing (Pengarahan), yaitu kegiatan memberikan instruksi, perintah, dan petunjuk kepada orang lain untuk menjalankan apa yang telah direncanakan. Penggerakan mencakup beberapa aktivitas kunc, yaitu: Motivating (Motivasi), Direction (Bimbingan), Influencing (Mempengaruhi), dan Leadership (Kepemimpinan).
B. Motivasi
Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Ada tiga pandangan utama mengenai motivasi di tempat kerja:
Model Tradisional: Berasumsi bahwa bekerja pada dasarnya tidak disukai, sehingga manajer harus mengawasi, mengendalikan, dan memotivasi lewat uang (balas jasa).
Model Hubungan Manusiawi: Berasumsi orang ingin merasa berguna dan penting. Kebutuhan sosial dan pengakuan lebih penting dari uang. Manajer harus membuat karyawan merasa penting.
Model Sumber Daya Manusia (SDM): Berasumsi bahwa bekerja pada dasarnya menyenangkan dan orang bisa kreatif serta disiplin diri. Manajer harus memanfaatkan potensi SDM dan mendorong partisipasi penuh.
Salah satu teori motivasi yang paling terkenal adalah Teori Hirarki Kebutuhan dari Maslow, yang menyatakan kebutuhan manusia berjenjang dari yang terendah hingga tertinggi:
Kebutuhan Fisiologis (makan, minum, istirahat)
Kebutuhan Keamanan dan Rasa Aman (perlindungan, stabilitas)
Kebutuhan Sosial (cinta, persahabatan)
Kebutuhan Harga Diri (status, prestasi, penghargaan)
Kebutuhan Aktualisasi Diri (penggunaan potensi diri, kreativitas)
C. Kepemimpinan sebagai Bagian dari Penggerakan
Kepemimpinan adalah proses untuk mempengaruhi tindakan kelompok yang terorganisasi untuk mencapai tujuan. Rensis Likert mengembangkan empat sistem manajemen berdasarkan perilaku kepemimpinan:
Sistem 1 (Eksploitatif Autoritafif): Manajer sangat otokratis, tidak percaya bawahan, dan memotivasi dengan rasa takut/hukuman.
Sistem 2 (Autoritatif Baik Hati): Manajer sedikit percaya pada bawahan, memotivasi dengan ganjaran dan rasa takut, serta memperkenankan sedikit komunikasi ke atas.
Sistem 3 (Konsultatif): Manajer percaya bawahan, menggunakan ide bawahan secara konstruktif, memotivasi dengan ganjaran, dan komunikasi berjalan dua arah.
Sistem 4 (Partisipasi Kelompok): Manajer percaya penuh, selalu menggunakan ide bawahan, memberi ganjaran ekonomi atas dasar keterlibatan kelompok, dan mendorong pengambilan keputusan di semua tingkat.
D. Tantangan dalam Fungsi Pengarahan
Fungsi pengarahan memiliki tantangan karena berhadapan langsung dengan manusia. Tantangan utamanya meliputi:
Tingkah Laku Manusia: Setiap individu berbeda (ada yang rajin, malas, agresif), sehingga pendekatan untuk mengarahkannya pun harus berbeda.
Hubungan Manusia: Hubungan antar individu atau kelompok dalam organisasi bisa menimbulkan potensi konflik karena perbedaan kepentingan.
Kepemimpinan: Suksesnya pengarahan sangat bergantung pada gaya kepemimpinan atasan—kapan harus tegas, kapan santun, kapan memberi instruksi, dan kapan memotivasi.
Komunikasi: Ini adalah "seni" dari pengarahan. Kemampuan menyampaikan perintah, ide, atau informasi secara jelas dan persuasif adalah kunci agar pesan diterima dan dijalankan dengan baik.
MATERI PENGAYAAN (Rangkuman Video)
Berikut adalah rangkuman dari video materi pengayaan Sesi 5 ("MP 5 - 2: Actuating dalam Manajemen"):
Video tersebut menjelaskan bahwa Actuating (Penggerakan) adalah fase yang sangat penting dalam proses manajemen. Di fase inilah sebuah perusahaan mulai melakukan atau mengeksekusi apa yang sudah direncanakan untuk mencapai visi yang telah disusun.
Poin utamanya adalah, sebuah rencana tidak akan mencapai visi jika tidak melalui fase Actuating. Dengan kata lain: "Tanpa Actuating, Semua (perencanaan) Nothing (Sia-sia)!"
Diskusi Sesi 5
Menurut Saudara, mengapa fungsi aktuasi atau pengarahan merupakan fungsi yang penting dalam manajemen?
Selamat berdiskusi!
Izin berpendapat,
Fungsi aktuasi (penggerakan) atau pengarahan (directing) merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen karena fungsi inilah yang "menghidupkan" organisasi. Jika perencanaan (planning) dan pengorganisasian (organizing) adalah tentang merancang dan menyusun kerangka, maka aktuasi adalah "mesin" yang membuat kerangka itu bergerak.
Berdasarkan materi Sesi 5 (Materi 5b), ada beberapa alasan mengapa fungsi ini sangat penting:
Memprakarsai Aksi (Initiates Action)
Fungsi ini adalah titik awal dimulainya pekerjaan. Bawahan atau karyawan seringkali tidak akan memulai pekerjaan jika tidak ada instruksi atau arahan yang jelas dari atasan. Pengarahan memberikan panduan tentang "apa, kapan, dan bagaimana" cara melakukan pekerjaan, sehingga karyawan bisa bekerja tanpa takut salah.
Sebagai Alat Motivasi (Means of Motivation)
Pengarahan yang baik bukan hanya sekadar menyuruh, tetapi juga memotivasi karyawan. Seorang pimpinan harus bisa memahami masalah dan motivasi bawahannya, sehingga mereka bekerja secara maksimal dan tulus, bukan hanya karena motivasi uang semata.
Mengintegrasikan Upaya (Integrates Efforts)
Organisasi terdiri dari banyak bagian dan departemen yang berbeda, yang seringkali berjalan sendiri-sendiri. Fungsi pengarahan penting untuk menyatukan (mengintegrasikan) semua bagian ini agar saling bekerja sama, tidak berkonflik, dan berjalan beriringan untuk mencapai satu tujuan organisasi yang sama.
Menyediakan Stabilitas (Provides Stability)
Kondisi internal perusahaan yang stabil sangat penting agar semua bagian bisa berfungsi normal. Pengarahan yang efektif—melalui komunikasi yang baik, supervisi yang tegas, dan motivasi—dapat menciptakan stabilitas dan meminimalisir potensi konflik di dalam organisasi.
Memastikan Efisiensi Sumber Daya
Pengarahan memastikan bahwa sumber daya (orang, uang, mesin, alat) digunakan secara efisien. Dengan arahan yang jelas, karyawan tahu apa yang harus dilakukan, sehingga hal-hal yang tidak jelas atau tidak efisien dapat dihindari, yang pada akhirnya akan menambah profit dan meminimalkan biaya.
Membantu Menghadapi Perubahan (Koping Perubahan)
Dunia bisnis dan lingkungan kerja selalu berubah. Fungsi pengarahan sangat penting untuk membantu karyawan beradaptasi (koping) dengan perubahan tersebut. Pimpinan menggunakan fungsi ini untuk mengkomunikasikan perubahan, misalnya dari cara kerja lama ke cara kerja baru (seperti dari surat ke email atau WA).
Tanpa fungsi pengarahan yang efektif, rencana sebagus apapun akan gagal dieksekusi.
Tugas 2
1. Terdapat hubungan yang erat antara Perencanaan dan Pengorganisasian, oleh karena itu sebuah organisasi akan menyusun dan melaksanakan sebuah kegiatan dalam akronim 5 W + H (What, Why, When, Where, Who dan How). Berikan penjelasan bagaimana 5W+H diimplementasikan, sehingga dari proses pengorganisasian ini menghasilkan struktur organisasi!
2. Tantangan dalam mendesain organisasi yaitu diferensiasi dan integrasi, jelaskan maksud dari diferensiasi dan integrasi, sehingga keduanya dapat saling mengisi!
3. Penggerakkan merupakan aktifitas yang dilakukan oleh pimpinan untuk memperoleh suatu kondisi dimana anggota organisasi mau bekerja keras... Agar tujuan organisasi tercapai, maka Langkah-langkah penggerakan harus dilakukan secara efektif guna diperoleh hasil yang maksimal. Sebutkan langkah-langkah penggerakan yang efektif yang harus dilakukan pimpinan!
Berikut adalah jawaban untuk Tugas 2 (ISIP4111 Asas-Asas Manajemen):
1. Implementasi 5W+H dalam Pengorganisasian
Prinsip 5W+H (What, Why, When, Where, Who, How) adalah inti dari fungsi Perencanaan (Planning). Hasil dari perencanaan ini kemudian menjadi masukan utama untuk fungsi Pengorganisasian (Organizing), yang pada akhirnya menciptakan struktur organisasi.
Berikut adalah implementasinya:
What (Apa): Menentukan "Apa" tugas, pekerjaan, dan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. (Contoh: "Melakukan penjualan", "Membuat laporan keuangan", "Memproduksi barang").
Why (Mengapa): Menjelaskan "Mengapa" setiap tugas itu penting dan relevan dengan tujuan utama organisasi. Ini menjadi dasar justifikasi dan prioritas.
When (Kapan): Menetapkan "Kapan" atau linimasa (timeline) dan tenggat waktu (deadline) untuk setiap tugas yang harus diselesaikan.
Where (Di mana): Menentukan "Di mana" lokasi pekerjaan akan dilaksanakan (misal: di kantor pusat, di pabrik, di cabang, atau secara remote).
Who (Siapa): Mengidentifikasi "Siapa" (kualifikasi, keahlian, jumlah orang) yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas ("What") tersebut.
How (Bagaimana): Menetapkan "Bagaimana" cara, metode, prosedur (SOP), atau teknologi yang akan digunakan untuk menjalankan tugas.
Hubungannya dengan Struktur Organisasi:
Proses pengorganisasian mengambil jawaban dari 5W+H (terutama 'What' dan 'Who') untuk membangun struktur. Inilah prosesnya:
Desain Pekerjaan (Job Design): Manajer mengambil "What" (tugas) dan "How" (metode) untuk menciptakan sebuah "pekerjaan" atau "jabatan".
Departementalisasi (Pembagian Kerja): Manajer mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang serupa. Semua "Who" yang melakukan "What" yang sejenis (misal: semua yang terkait "penjualan") dikelompokkan menjadi satu unit. Inilah yang disebut Departemen Pemasaran. Semua "Who" yang terkait "laporan keuangan" menjadi Departemen Keuangan.
Pendelegasian Wewenang: Pertanyaan "Who" juga menentukan siapa yang bertanggung jawab atas siapa, menciptakan hierarki atau rantai komando.
Jadi, 5W+H (Perencanaan) menyediakan "bahan mentah" berupa daftar tugas dan sumber daya yang dibutuhkan. Pengorganisasian kemudian "merakit" bahan-bahan itu menjadi sebuah struktur (desain organisasi) yang logis dan efisien untuk menjalankannya.
2. Diferensiasi dan Integrasi dalam Desain Organisasi
Dalam mendesain organisasi, manajer menghadapi dua tantangan yang saling bertentangan namun harus seimbang, yaitu diferensiasi dan integrasi.
a. Diferensiasi (Pembagian Kerja)
Diferensiasi adalah proses membagi organisasi menjadi unit-unit atau bagian-bagian yang lebih kecil dan terspesialisasi. Ini adalah "pembagian kerja" (division of labor). Contohnya, organisasi dibagi menjadi Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dan Departemen Keuangan.
Tujuan: Untuk meningkatkan efisiensi dan keahlian, karena setiap unit dapat fokus hanya pada tugas spesifiknya.
Tantangan: Semakin tinggi diferensiasi, setiap departemen akan semakin "berbeda" (punya tujuan, bahasa, dan cara kerja sendiri), sehingga komunikasi antar departemen menjadi semakin sulit dan potensi konflik meningkat.
b. Integrasi (Koordinasi)
Integrasi adalah proses mengkoordinasikan dan menyatukan kembali unit-unit yang telah terdiferensiasi tersebut agar mereka dapat bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.
Tujuan: Untuk memastikan keselarasan, kerjasama, dan sinkronisasi antar departemen yang berbeda.
Contoh Mekanisme Integrasi: Rapat antar-departemen, pembentukan tim gugus tugas (task force), manajer proyek, atau penggunaan sistem informasi yang terpusat.
Mengapa Keduanya Saling Mengisi:
Keduanya harus seimbang. Diferensiasi diperlukan untuk spesialisasi, sementara integrasi diperlukan untuk koordinasi. Sebuah organisasi yang kompleks (diferensiasi tinggi) tidak akan berhasil jika tidak diimbangi dengan mekanisme integrasi yang kuat. Sebaliknya, organisasi sederhana (diferensiasi rendah) tidak memerlukan integrasi yang rumit.
Diferensiasi "memecah" pekerjaan agar efisien, dan Integrasi "menyatukan" kembali pecahan itu agar efektif.
3. Langkah-Langkah Penggerakan (Actuating) yang Efektif
Penggerakkan (Actuating) adalah fungsi manajemen yang "menghidupkan" roda organisasi. Ini adalah inti dari kepemimpinan, di mana seorang pimpinan berusaha membuat anggotanya mau dan bertekad bekerja untuk mencapai tujuan. Berdasarkan materi Sesi 5, langkah-langkah efektif yang harus dilakukan pimpinan adalah:
Memberi Orientasi dan Petunjuk (Directing):
Langkah paling awal adalah memastikan setiap anggota tahu apa yang harus dikerjakan. Pimpinan harus memberikan orientasi tugas serta petunjuk yang jelas (baik umum maupun khusus) agar bawahan tidak takut salah dan paham arah yang dituju.
Memotivasi Anggota (Motivating):
Ini adalah inti dari penggerakan. Pimpinan harus memahami apa yang mendorong (memotivasi) anggotanya. Ini bukan hanya soal uang (Model Tradisional), tetapi juga rasa ingin berguna (Model Hubungan Manusiawi) dan kebutuhan untuk berprestasi (Model SDM). Pimpinan harus memotivasi agar anggota bekerja dengan semangat, bukan karena terpaksa.
Menjalankan Kepemimpinan (Leadership):
Penggerakan membutuhkan kepemimpinan yang efektif. Pimpinan harus mampu mempengaruhi (influencing) bawahan. Ini melibatkan kemampuan komunikasi yang sangat baik (jelas, persuasif), memahami tingkah laku manusia (setiap individu unik), dan membangun hubungan manusiawi yang baik.
Mengintegrasikan Upaya (Integrating Efforts):
Pimpinan harus bertindak sebagai integrator. Dalam organisasi, setiap bagian/departemen cenderung berjalan sendiri. Tugas pimpinan adalah menyelaraskan dan mengkoordinasikan semua upaya ini agar terintegrasi, saling bekerja sama, dan tidak terjadi konflik, sehingga semua bergerak ke arah tujuan yang sama.
Melakukan Komunikasi Efektif (Communicating):
Komunikasi adalah "alat" untuk menjalankan semua langkah di atas. Pimpinan menggunakan komunikasi untuk memberi instruksi, memotivasi, meredakan konflik, dan menyampaikan visi. Tanpa komunikasi yang baik, penggerakan tidak akan berhasil.
