Sesi 4: Teori dan Proses Perencanaan
Selamat datang di Sesi Keempat. Pada sesi ini kita akan membahas tentang Teori dan Proses Perencanaan. Pada BMP Pengantar Ilmu Administrasi (PAJA 3210), materi ini merupakan pokok bahasan Modul 7.
Selain mempelajari materi inisiasi dan materi pada modul, Anda juga diharapkan mempelajari materi terkait pada buku-buku referensi sebagaimana terlampir pada Daftar Pustaka dan sumber lainnya, sehingga pemahaman Anda terhadap materi pada Sesi 4 ini semakin luas dan dalam.
Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti Sesi 4 ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan tentang Teori dan Proses Perencanaan. Adapun materi yang dibahas meliputi:
- Pengertian perencanaan;
- Pentingnya serta tujuan dan manfaat perencanaan;
- Jenis-jenis perencanaan;
- Teori dan metode perencanaan; serta
- Karakteristik perencanaan yang baik dan proses perencanaan.
Selamat belajar!
Catatan: Ini adalah rangkuman materi Sesi 4.
Untuk melihat daftar lengkap semua rangkuman modul (Sesi 1-8) dari mata kuliah ini dan mata kuliah lainnya, silakan kunjungi Halaman Indeks Utama.
→ Kunjungi Daftar Isi Lengkap di Sini
MATERI INISIASI (Rangkuman Materi Sesi 4.pptx)
Materi inisiasi ini membahas konsep dasar, pentingnya, hingga proses dari sebuah perencanaan dalam organisasi.
A. Pengertian dan Karakteristik Perencanaan
Perencanaan (Planning) adalah salah satu fungsi manajemen yang paling fundamental.
- Pengertian: Perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan sejumlah kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai hasil di masa depan.
- Menurut George R. Terry (1977), perencanaan adalah pemilihan fakta dan usaha menghubungkannya berdasarkan asumsi untuk masa depan, guna memformulasikan aktivitas yang diusulkan untuk mencapai hasil.
- Menurut Newman (1967), perencanaan adalah keputusan tentang apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang.
- Karakteristik (Ciri-ciri): Perencanaan bersifat intelektual, menyangkut hal-hal di masa depan, erat kaitannya dengan kondisi pasti dan tidak pasti, serta bersifat menembus dan berkesinambungan.
B. Pentingnya, Tujuan, dan Manfaat Perencanaan
Perencanaan sangat penting untuk memberikan arah dan efisiensi bagi organisasi.
- Pentingnya Perencanaan (Schermerhorn, 1966): Perencanaan penting untuk meningkatkan fokus dan fleksibilitas, meningkatkan koordinasi, meningkatkan pengawasan, dan memperbaiki manajemen waktu.
- Manfaat Perencanaan: Manfaat utamanya adalah sebagai standar pelaksanaan dan pengawasan, alat memilih alternatif terbaik, alat menyusun skala prioritas, instrumen menghemat sumber daya, dan alat untuk meminimalisir pekerjaan yang tidak pasti.
C. Jenis, Teori, dan Model Perencanaan
Perencanaan dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai pendekatan:
- Jenis Perencanaan: Dapat dibagi menurut dimensi waktu (jangka panjang, menengah, pendek), dimensi spasial (nasional, regional), atau menurut Terry (Objectives, Policy, Procedures, Method, Standard, Budget, Program).
- Teori Perencanaan (Hudson): Ada beberapa teori utama, termasuk Teori Sinoptik (berpikir sistem), Teori Inkremental (berdasar kemampuan institusi), Teori Transaktif (menjunjung kepentingan pribadi), Teori Advokasi (menekankan hal umum), dan Teori Radikal (kebebasan lembaga lokal).
D. Sifat dan Proses Perencanaan yang Baik
- Sifat Rencana yang Baik (Manullang, 1987): Harus menggunakan kata-kata sederhana dan terang, bersifat fleksibel, mempunyai stabilitas, dan ada dalam perimbangan.
- Proses Perencanaan: Ini adalah langkah-langkah sistematis untuk membuat rencana, meliputi:
- Menetapkan Tujuan: Tujuan harus spesifik, dapat diukur, punya kerangka waktu, realistis, dan fleksibel.
- Menganalisis Lingkungan: Mendiagnosis lingkungan internal dan eksternal organisasi.
- Membuat Strategi: Menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) untuk menentukan pilihan alternatif.
- Mengembangkan Rencana Operasional: Meliputi rencana fungsional, rencana tetap, dan rencana sekali pakai.
- Mengimplementasikan dan Mengevaluasi: Melaksanakan rencana melalui pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan.
MATERI PENGAYAAN (Rangkuman Video)
Berikut adalah rangkuman dari video pengayaan di YouTube: PENGANTAR MANAJEMEN #5 : PROSES PERENCANAAN.
Video ini menjelaskan bahwa perencanaan adalah proses memilih sekumpulan kegiatan dan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Manfaat dan Kelemahan Perencanaan
- Manfaat: Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan, memudahkan koordinasi, membuat tujuan lebih spesifik, meminimalisir pekerjaan yang tidak pasti, dan menghemat waktu, usaha, serta dana.
- Kelemahan: Perencanaan terkadang cenderung menunda kegiatan dan dapat membatasi inisiatif serta inovasi manajemen.
Tahapan dan Tipe Rencana
Video ini menjelaskan 4 tahapan dasar perencanaan:
- Menetapkan tujuan.
- Merumuskan keadaan sekarang (kondisi saat ini).
- Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan (Peluang dan Ancaman).
- Mengembangkan rencana kegiatan untuk mencapai tujuan.
Ada dua tipe utama rencana:
- 1. Rencana Strategi (Strategic Plan): Dirancang untuk tujuan organisasi yang lebih luas dan implementasi misi. Prosesnya melibatkan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
- 2. Rencana Operasional (Operational Plan): Penguraian lebih rinci dari rencana strategi. Rencana ini dibagi lagi menjadi:
- Rencana Sekali Pakai: Untuk kegiatan yang tidak berulang. Contoh: Program, Proyek, dan Anggaran.
- Rencana Tetap (Standing Plan): Pedoman untuk kegiatan yang berulang kali. Contoh: Kebijakan, Prosedur, dan Aturan.
Diskusi Sesi 4
Setelah mempelajari Modul 7 Buku Materi Pokok Pengantar Ilmu Administrasi, coba Anda jelaskan:
- Pengertian dan karakteristik perencanaan!
- Pentingnya aktivitas perencanaan bagi suatu organisasi!
Selamat berdiskusi!