Sesi 3 Fungsi Perencanaan
Pada pertemuan ketiga ini kita akan membahas tentang Fungsi Perencanaan. Selain itu, pada minggu ini juga ada diskusi 3 dan tugas, yaitu Tugas 1. Keaktifan dalam diskusi dan penyelesaian tugas secara tepat waktu akan menjadi nilai tambah yang tentunya akan menambah nilai tuton Saudara.
Selamat belajar!
Catatan: Ini adalah rangkuman materi Sesi 3, Jawaban Diskusi, & Tugas 1.
Untuk melihat daftar lengkap semua rangkuman modul (Sesi 1-8) dari mata kuliah ini dan mata kuliah lainnya, silakan kunjungi Halaman Indeks Utama.
→ Kunjungi Daftar Isi Lengkap di Sini
Rangkuman Materi Sesi 3: Fungsi Perencanaan (Planning)
A. Pengertian dan Karakteristik Perencanaan
Perencanaan adalah fungsi dasar manajemen yang melibatkan pendefinisian tujuan organisasi, penetapan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan tersebut, dan pengembangan tatanan rencana yang komprehensif untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan. Perencanaan dapat dilihat sebagai proses intelektual untuk menentukan tindakan di masa depan.
Karakteristik perencanaan yang baik meliputi:
- Berorientasi masa depan (looking into the future).
- Melibatkan tindakan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Merupakan aktivitas intelektual dan proses berpikir rasional.
- Bersifat fleksibel dan berkesinambungan.
B. Mengapa Perencanaan itu Penting? (Tujuan)
Perencanaan memiliki peran vital karena:
- Menetapkan Arah: Memberikan panduan bagi manajer dan karyawan.
- Mengurangi Ketidakpastian: Membantu organisasi mengantisipasi perubahan.
- Meminimalisir Pemborosan: Menghindari tindakan yang tumpang tindih dan tidak efisien.
- Menetapkan Standar Pengendalian: Tanpa rencana, tidak ada standar untuk mengukur keberhasilan.
C. Proses dan Tahapan Perencanaan
Proses perencanaan umumnya meliputi langkah-langkah:
- Perumusan masalah dan identifikasi peluang/ancaman.
- Penentuan tujuan (Goal Setting).
- Identifikasi alternatif langkah tindakan.
- Pemilihan alternatif terbaik.
- Implementasi dan Evaluasi.
D. Video Materi Pengayaan
Ringkasan Video:
Dalam video dijelaskan bahwa perencanaan adalah "separuh dari kesuksesan". Jika kita gagal merencanakan, kita merencanakan kegagalan. Perencanaan yang baik harus logis, realistis, sistematis, objektif, fleksibel, dan menumbuhkan optimisme. Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) adalah alat dasar yang sangat berguna dalam menyusun perencanaan yang efektif.
Diskusi Sesi 3
Diskusikan bersama mengapa perencanaan disebut sebagai suatu proses tanpa akhir? Dan mengapa perencanaan dikatakan sebagai fungsi yang terpenting?
1. Mengapa Perencanaan disebut Proses Tanpa Akhir?
Perencanaan disebut sebagai proses tanpa akhir (continuous process) karena lingkungan organisasi selalu berubah. Sebuah rencana yang dibuat hari ini mungkin tidak lagi relevan besok karena adanya perubahan kondisi pasar, teknologi, atau regulasi.
Siklusnya adalah:
- Menyusun Rencana -> Implementasi -> Evaluasi (Pengendalian).
- Hasil evaluasi akan menjadi umpan balik (feedback) untuk menyusun rencana baru atau merevisi rencana yang sudah ada.
Jadi, perencanaan tidak berhenti saat tujuan tercapai, melainkan berlanjut ke penetapan tujuan baru yang lebih tinggi.
2. Mengapa Perencanaan Dikatakan Fungsi Terpenting?
Perencanaan adalah fondasi (dasar) dari seluruh fungsi manajemen lainnya (POAC). Tanpa perencanaan:
- Organizing (Pengorganisasian): Kita tidak tahu bagaimana membagi tugas dan siapa yang dibutuhkan jika tidak tahu apa tujuannya.
- Actuating (Penggerakan): Kita tidak bisa mengarahkan karyawan jika tidak ada peta jalan yang jelas.
- Controlling (Pengawasan): Kita tidak bisa mengukur apakah kinerja kita bagus atau buruk karena tidak ada standar (rencana) sebagai pembanding.
Oleh karena itu, perencanaan memiliki kedudukan "primat" (utama) dibandingkan fungsi manajemen lainnya.
Tugas 1: Asas-Asas Manajemen
Soal 1: Jelaskan apa yang dimaksud six M's dalam konteks manajemen, serta penerapannya dalam organisasi!
Soal 2: Sebutkan dan jelaskan 5 strategi (internal dan eksternal) untuk mengelola ketidakpastian lingkungan serta berikan contohnya!
Soal 3: Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip dari fungsi manajemen!
Soal 4: Berikan pendapat saudara, bagaimana strategi yang dapat ditempuh organisasi agar perencanaan dapat diterima oleh karyawan dan dapat berjalan efektif?
Jawaban Soal 1: The Six M's dalam Manajemen
Sumber daya inti yang dibutuhkan manajemen untuk mencapai tujuan dikenal dengan 6M:
- Man (Manusia): Faktor paling vital. Manusia yang merencanakan, menggerakkan, dan mencapai tujuan. Tanpa SDM yang kompeten, organisasi mati.
- Money (Uang): Alat tukar dan pengukur nilai. Uang dibutuhkan untuk membiayai operasional, gaji, dan investasi.
- Materials (Bahan): Bahan baku (mentah, setengah jadi, atau jadi) yang diperlukan untuk proses produksi.
- Machines (Mesin): Alat atau teknologi yang digunakan untuk efisiensi kerja dan meningkatkan produktivitas.
- Methods (Metode): Cara kerja atau prosedur standar (SOP) agar pekerjaan berjalan efektif dan efisien.
- Market (Pasar): Tempat memasarkan produk. Penguasaan pasar penting agar produksi bisa terus berlangsung.
Jawaban Soal 2: Strategi Mengelola Ketidakpastian Lingkungan
Strategi Internal (Menyesuaikan Diri):
- Penyangga (Buffering): Menimbun stok bahan baku atau barang jadi untuk mencegah kekurangan saat suplai tidak pasti. Contoh: Pabrik menyimpan stok ekstra saat musim hujan.
- Perataan (Smoothing): Meratakan permintaan pasar agar stabil. Contoh: Toko baju memberi diskon besar saat sepi pembeli (akhir musim).
- Pecatatan/Peramalan (Forecasting): Memprediksi tren masa depan untuk persiapan. Contoh: Memprediksi kenaikan permintaan lebaran.
Strategi Eksternal (Mengubah Lingkungan):
- Iklan & Promosi: Mempengaruhi selera konsumen agar membeli produk kita, sehingga mengurangi ketidakpastian permintaan.
- Kontrak Kerjasama: Mengikat pemasok atau pembeli dengan kontrak jangka panjang untuk kepastian harga dan stok.
Jawaban Soal 3: Prinsip-Prinsip Fungsi Manajemen
- Prinsip Perencanaan: Harus logis, realistis, fleksibel, dan memiliki tujuan yang jelas. Perencanaan adalah dasar dari semua fungsi lain.
- Prinsip Pengorganisasian: Adanya kesatuan komando (satu atasan), pembagian kerja yang jelas (spesialisasi), dan rentang kendali yang tepat.
- Prinsip Penggerakan (Actuating): Memperlakukan karyawan sebagai manusia, memberikan motivasi, dan komunikasi yang terbuka.
- Prinsip Pengawasan: Harus objektif, menemukan fakta (bukan kesalahan orang), dan preventif (mencegah sebelum terjadi).
Jawaban Soal 4: Strategi Agar Perencanaan Diterima Karyawan
Agar perencanaan efektif dan didukung oleh seluruh anggota organisasi, strategi yang bisa ditempuh adalah:
- Partisipatif (Bottom-Up): Melibatkan karyawan dalam proses penyusunan rencana. Jika mereka merasa dilibatkan, rasa memiliki (sense of belonging) akan tinggi.
- Komunikasi yang Jelas: Menjelaskan "MENGAPA" rencana itu dibuat dan apa manfaatnya bagi karyawan, bukan hanya bagi perusahaan.
- Transparansi: Membuka data dan alasan di balik keputusan strategis.
- Realistis namun Menantang: Target yang dibuat harus bisa dicapai (masuk akal) agar karyawan tidak frustasi, tapi tetap memacu semangat.