Sesi 2 Lingkungan Manajemen & Organisasi serta Fungsi-Fungsi Manajemen
Pada pertemuan kedua ini kita akan membahas tentang Lingkungan Manajemen & Organisasi serta Fungsi-Fungsi Manajemen. Selain itu, pada minggu ini juga ada diskusi 2. Keaktifan dalam diskusi akan menjadi nilai tambah yang tentunya akan menambah nilai tuton Saudara.
Selamat belajar!
Catatan: Ini adalah rangkuman materi Sesi 2 & Jawaban Diskusi.
Untuk melihat daftar lengkap semua rangkuman modul (Sesi 1-8) dari mata kuliah ini dan mata kuliah lainnya, silakan kunjungi Halaman Indeks Utama.
→ Kunjungi Daftar Isi Lengkap di Sini
Rangkuman Materi Sesi 2: Lingkungan & Fungsi Manajemen
A. Lingkungan Organisasi
Lingkungan organisasi adalah elemen-elemen di dalam dan di luar organisasi yang mempengaruhi kinerjanya. Lingkungan dibagi menjadi dua kategori utama:
- Lingkungan Internal: Faktor-faktor di dalam organisasi seperti sumber daya manusia (karyawan), budaya organisasi, sistem nilai, finansial, dan fisik (gedung/peralatan). Analisis lingkungan internal sering menggunakan pendekatan Resource-Based View untuk menemukan kompetensi inti.
- Lingkungan Eksternal:
- Lingkungan Umum (General Environment): Faktor makro seperti kondisi ekonomi, politik/hukum, sosial budaya, teknologi, dan dimensi internasional (globalisasi).
- Lingkungan Tugas (Task Environment): Pihak-pihak yang berinteraksi langsung dengan organisasi, yaitu pelanggan (konsumen), pesaing (kompetitor), pemasok (supplier), dan pasar tenaga kerja.
B. Mengelola Ketidakpastian Lingkungan
Manajer sering menghadapi ketidakpastian karena kurangnya informasi mengenai perubahan lingkungan. Untuk beradaptasi, organisasi dapat menggunakan strategi:
- Strategi Internal: Mengubah tindakan organisasi agar cocok dengan lingkungan (misal: rekrutmen, buffering/penyangga stok, smoothing/perataan permintaan).
- Strategi Eksternal: Mencoba mengubah lingkungan agar cocok dengan organisasi (misal: periklanan/promosi, kontrak kerjasama, lobbying ke pemerintah).
C. Fungsi-Fungsi Manajemen (POAC)
Meskipun banyak ahli memiliki pendapat berbeda (seperti Fayol dengan POCCC atau Gulick dengan POSDCORB), secara umum fungsi manajemen yang paling populer diringkas menjadi POAC (menurut George R. Terry):
- Planning (Perencanaan): Menetapkan tujuan dan strategi untuk mencapainya. Kegiatannya meliputi penetapan target, penyusunan strategi, dan penetapan standar kesuksesan.
- Organizing (Pengorganisasian): Pengaturan sumber daya (manusia dan fisik) untuk menjalankan rencana. Kegiatannya meliputi pembagian tugas, penetapan struktur organisasi, dan perekrutan pegawai.
- Actuating/Directing (Penggerakan): Upaya menciptakan suasana kerja dinamis. Kegiatannya meliputi pembimbingan, pemberian motivasi, dan komunikasi kebijakan kepada bawahan.
- Controlling (Pengawasan): Menilai kinerja berdasarkan standar dan melakukan perbaikan. Kegiatannya meliputi evaluasi target, klarifikasi penyimpangan, dan pemberian solusi (tindak lanjut).
D. Video Materi Pengayaan
Ringkasan Video:
Video ini membahas pentingnya hubungan interdependensi antara organisasi dengan lingkungannya. Organisasi yang sukses adalah yang lincah (agile) dan adaptif terhadap perubahan eksternal (seperti disrupsi teknologi). Pihak eksternal kunci meliputi konsumen, pemerintah (regulator), pemasok, pesaing, asosiasi, dan masyarakat umum. Video juga menekankan konsep Triple Bottom Line (Profit, People, Planet) di mana perusahaan modern tidak boleh hanya mengejar keuntungan, tapi juga harus peduli pada manusia dan lingkungan (CSR).
Diskusi Sesi 2
Diskusikan dengan teman Anda apa dampak perubahan lingkungan terhadap jalannya organisasi. Berikan contohnya.
Dampak Perubahan Lingkungan terhadap Organisasi
Perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal, memiliki dampak yang signifikan terhadap keberlangsungan hidup organisasi. Dampak tersebut bisa berupa Peluang (Opportunity) untuk berkembang atau Ancaman (Threat) yang bisa mematikan bisnis jika tidak direspon dengan adaptasi yang tepat (Strategi).
Contoh Konkret:
- Perubahan Teknologi (Lingkungan Umum):
Dampak: Munculnya teknologi digital memaksa toko ritel konvensional (seperti Matahari atau Ramayana) untuk beradaptasi. Jika tidak membuka kanal penjualan online (e-commerce), mereka akan kehilangan pangsa pasar karena konsumen beralih ke belanja online yang lebih praktis. Sebaliknya, ini menjadi peluang bagi perusahaan logistik (JNE, J&T) yang tumbuh pesat. - Perubahan Kondisi Ekonomi & Kesehatan (Lingkungan Umum):
Dampak: Pandemi COVID-19 adalah contoh perubahan lingkungan drastis. Banyak perusahaan travel dan hotel gulung tikar (ancaman). Namun, perusahaan farmasi dan aplikasi meeting online (Zoom) justru mendapatkan keuntungan besar (peluang). Organisasi harus merubah strategi kerjanya menjadi Work From Home (WFH) untuk tetap beroperasi. - Perubahan Regulasi Pemerintah (Lingkungan Politik/Hukum):
Dampak: Kebijakan kenaikan UMP (Upah Minimum Provinsi) atau peraturan lingkungan hidup yang lebih ketat akan meningkatkan biaya operasional perusahaan, sehingga manajer harus melakukan efisiensi di sektor lain agar profit tetap terjaga.
Kesimpulan: Organisasi yang statis akan mati. Organisasi harus terus menerus melakukan environmental scanning (pengamatan lingkungan) untuk memprediksi perubahan dan menyiapkan strategi adaptasi.
Referensi: BMP ISIP4111 Modul 2 & Materi Inisiasi.